書類が来ない。よくある話だ

「書類をお送りください」と伝えた。1週間経っても来ない。催促した。「すみません、もう少し待ってください」

また1週間経った。その間に候補者の温度感は下がり、他社エージェントから内定が出た。

書類の遅延は、案件が止まる最大のボトルネックだ。

なぜ書類は来ないのか

書類が来ない理由は、候補者の怠慢ではないことが多い。

書類が来ないのは候補者の問題ではなく、案件設計の問題だ。

書類回収を確実にする3つの設計

設計 01
期限は「面談中」に決める

面談が終わった後にメッセージで「書類をお送りください」と伝えても、優先度が下がりやすい。面談中に、候補者の目の前で決める。

「書類なんですが、来週〇日までにいただけますか？その日までにあると、求人紹介のスピードが上がります」

理由をセットで伝えると、候補者が動く理由になる。
設計 02
フォーマットと手順をその場で送る

「書類をください」だけでは候補者が迷う。面談中、または面談直後にこれを送る。

  • 履歴書・職務経歴書のフォーマット（テンプレートURL）
  • 写真の撮り方の案内（アプリやコンビニ機の使い方）
  • 送付先のメールアドレスまたはアップロード方法
手順が明確なほど、候補者は動きやすい。
設計 03
提出期限の前日にリマインドを入れる

期限を決めても、候補者は忘れることがある。前日に一言リマインドを送る。

「明日が書類の提出期限です。何かお困りのことはありますか？」

これだけで回収率が大きく変わる。リマインドをスケジュールに入れておくと、CA（キャリアアドバイザー）も忘れない。

書類回収は「待つ仕事」ではなく「設計する仕事」

書類が来るのを待っているCA（キャリアアドバイザー）は、案件を止めている。書類が来るように設計するCA（キャリアアドバイザー）は、案件を動かしている。

期限を決める。手順を送る。リマインドを入れる。この3つを面談のルーティンにするだけで、書類回収の止まりはほぼなくなる。

今日からできること

次の面談で書類の話が出たときに実行する3つ
  1. 期限を面談中に決める（「〇日までにいただけますか？」）
  2. フォーマットと手順をその場で送る
  3. 前日リマインドをスケジュールに登録する

書類回収を設計する習慣が、案件の詰まりを一つ減らす。